Prof

Eğer tarihin konusunun kültürler olduğuna, kültürlerin ise dinamik yapılar olduğuna, dolayısıyla tarihin kültürler hakkında olumlu ya da olumsuz değerlendirmelerde bulunmak yerine, kültürleri anlamaya çalışması gerektiğine inancımız tam ise, o zaman dünyanın en büyük “Kültür İmparatorluğu” olan Osmanlı Cihan Devleti’ni iyi tanımak ve anlamak mecburiyetindeyiz. İşte o zaman mevcut kültürleri dolayısıyla; dünyayı daha iyi tanımış olacağımızdan hiç kimsenin kuşkusu olmasın. Bu bakımdan arşivlerimiz, yeryüzüne adaletin, merhametin, ilmin, irfanın, dürüstlüğün, insan hak ve özgürlüklerinin, devlet geleneğinin en güzel örneklerini sunmuş olan bir millet için ve bütün modern dünya için fevkalade değerli ve önemlidir.

Onun için diyoruz ki, arşivlerimiz milletimizin ve devletimizin geleceğinin teminatıdır. Böylesine büyük çapta bir arşiv hazinesine sahip olmak şüphesiz temel hedefi belirlenmiş bir devlet politikasını gerektirmez mi? Elbette gerektirir, 1987 yılına kadar devletimizin böyle bir siyasetinin olduğu söylenemez. Buna karşılık 1987 yılından itibaren ise devletin arşivlerimizle ilgili gayet müspet hamleler yaptığı inkâr edilemez bir vakıadır.

Bu tarihe kadar hem Millî Mücadele ve Mütareke dönemini ihtiva eden Cumhuriyet Arşivi, hem de Osmanlı dönemi arşiv malzemesini ihtiva eden Osmanlı Arşivi gereği gibi değerlendirilememişti. Başta Başbakanlık ve diğer kamu kurumlarının teşkilat yapılarında, Cumhuriyet Arşivi’nin görevini ifa edecek bir hizmet birimi olmadığı için Cumhuriyet döneminde teşekkül eden arşiv malzemesinin kaderi, üretildikleri kurumların kendi anlayışlarına bırakılmıştır. 1931’de bir kısım devlet evrakının Bulgaristan’a hurda kâğıt fiyatına satılması da o günkü anlayışın eseridir. Oysa ki 1987 yılından itibaren arşivlerde uzman personelin istihdamıyla; arşivlerimizin neyi ifade ettiğini, neleri kapsadığını hem bilim çevreleri hem de kamuoyu yakından takip etmeye başladı. Söz konusu bu uzman kadro hem arşivleri çürümekten, yok olmaktan kurtardı, hem de bilim çevrelerine veri tabanı hazırladı. Bu gayretler sayesindedir ki; devletin arşivlerimize bakış açısı değişti. Kısmen milletimiz, ecdadımızın mirasını anlama ve tetkik etme gayretini göstermeye başladı. Bu maksatla Tüm Arşivciler Derneği’ne Osmanlıca öğrenmek için onlarca müracaat olmakta. Tabiî ki bu sevindirici bir durumdur.

İçtimai ve beşeri ilim alanlarının kuşkusuz ana kaynakları arşivlerimizdir. Bu tarihi mirasımız bizleri önce yüzyıllarca kader birliği yaptığımız milletlerle, sonra bütün dünya milletleri ile bilgi ve düşünce alışverişine ve kaynaşmaya götürebilecek en sağlam, en güvenilir ve en zengin kaynaklardır. Bu zengin bakiye sadece ülkemiz için değil, bir dönem Osmanlı coğrafyası içerisinde yer alan ve bilahare ayrılmış olan 43 ülkenin tarihi için de vazgeçilmez değerdedir.

Bunlar:

Arnavutluk	Gürcistan	Macaristan	Suriye
Azerbaycan	Hırvatistan	Makedonya	Suudi Arabistan
Bahreyn	Irak	Mali	Somali
B.Arap Emir.	İsrail	Mısır	Tanzanya
Bosna-Hersek	Kamerun	Moritanya	Tunus
Bulgaristan	Karadağ	Nijer	Uganda
Cezayir	Katar	Nijerya	Umman
Cibuti	Kıbrıs	Polonya	Ürdün
Çad	Kuveyt	Romanya	Yemen
Ermenistan	Libya	Sırbistan	Yunanistan
Fas	Lübnan	Sudan	Yunanistan

Devlet-i Aliyye, himayesi altındaki ülkelerle beraber III. Murad döneminde yaklaşık 20 milyon km²’lik bir alana ulaşmıştır..

Bu toprakların 2.848.940 km² si Avrupa'da, 4.815.832 km²Asya'da, Fas'la beraber 12.237.419 km²si de Afrika'da bulunmaktadır.

Yukarıdaki tablodan da görüleceği üzere, Arap ve Balkan ülkelerinin tarihi kaynakları Türk arşivlerindedir. Onun için her fırsatta diyoruz ki; Osmanlı arşiv materyalini dikkate almadan, kullanmadan Ortadoğu, Arap ve Balkan dünyası üzerinde çalışma yapmak çıkarılacak sonuçları şüpheli kılar.

Yine gerek yurtdışında gerekse yurtiçinde çarpıtılan tarihi gerçekleri meydana koymak, yanlış kanaatleri düzeltmek elbette ki milli arşivlerimizin tasnif edilip araştırmaya açılmasıyla mümkün olmuştur. Arşivlerimiz üzerindeki çalışmaların iyi planlanıp, hedeflere varılması halinde, Türkiye Cumhuriyeti hükümetlerinin, milletlerarası münasebetlerde, Türkiye’nin hak ve hukukunu muhafaza etmesi ve sağlıklı siyaset üretmesi mümkün olacaktır.

Mamafih, sahip olduğumuz Misak-ı Millî Haritası’nın bizim siyasi haritamız olduğu unutulmamalıdır. Bizim, bir de Ruh Haritamız mevcuttur ki, bunu kimse görmemezlikten gelemez. “Müslüman Türk milletine beslenen sevgiyi; duyulan muhabbeti, annelerinden emdikleri sütten öğrendiklerini” söyleyenlere asla kayıtsız kalamayız. O coğrafyaların bütün insanları bizim kardeşlerimizdir. Biz bir zamanlar; Cihan Devleti’ni hep beraber kurduk, hep beraber yaşattık. Ama günümüzde bu coğrafya Yahudi emperyalizminin kanlı pençeleriyle kan ve gözyaşı gölüne dönmüştür. Devlet olarak sözümüzün geçmediği, sesimizin çıkmadığı bu coğrafyalar bizlere yabancı kılınmış, unutturulmuş. Ortadoğu hemen yanı başımız. Üstelik adını Türkiye Cumhuriyeti’nin en seçkin üniversitelerinden birine verdiğimiz, bugünlerde Türk ve dünya kamuoyunun en çok konuştuğu kutsal topraklar. İnsanın ister istemez aklına hemen şu soru geliyor. Hakikaten bizde, Ortadoğu Teknik Üniversitesi niye, ne amaçla kuruldu? Adını taşıdığı bu coğrafyaya ait hangi ilmi ve stratejik tetebbularda bulundu. Doğrusu merak konusudur. Öyle zannediyorum ki, arşivlerinin incelenmesi durumunda adı geçen bu üniversitenin Ortadoğu üzerine stratejik araştırmalar yapması, değişik konularda fikir üretmesi gayesiyle teşekkül ettirildiği hemen anlaşılacaktır. Ne yazık ki, üniversitemiz yıllar öncesinden yüzünü batıya çevirmiştir. Bünyesinde, Ortadoğu’yla ilgili adından başka hiçbir şey bulamazsınız.

Oysaki arşivlerimiz, ihtiva ettiği zengin arşiv malzemesiyle Türkiye Cumhuriyeti’nin zengin bir kültürel mirasa sahip olduğunu çok açık bir şekilde ortaya koymaktadır. Bu son derece zengin kültürel miras, ülkemiz için tecrübe ve aynı zamanda itici bir güçtür. Bu tecrübe ve bilgiler ışığında her alanda atılacak adımların daha şuurlu daha anlamlı olacağı gibi neticeleri de Türk milleti için müspet olacaktır.

Peki, 1987 yılına kadar kamuoyunca adeta bir muamma olan, muhtelif köhne mekânların tozlu raflarında çürümeye terk edilen bu arşiv malzemesini günümüz itibarıyla; kullanılır hale getiren, depolara taşıyan, çalışıp tasnif eden, okuyup özetleyen, bilgisayar ortamına aktaran, onlarca yayının altına imza atanlar kim? Kimler? Yaklaşık yirmi yılını arşivlerde harcamış ve bu alanda ülkemizde tek kuruluş olan Tüm Arşivciler Derneği Başkanı olarak haykırıyor ve diyorum ki; bu tarihi mirasın mübeşşirleri kim? Fikir işçileri, ameleleri kim? Değerli kamuoyu bilir ki, arşiv uzmanları’dır. Onlar Yemen’de, Çanakkale’deki meçhul askerler gibidir. Bugüne kadar hep birlikte haykırdık, arşivlerimizin geleceği için, çalışanların mesleki bir statüye kavuşturulması için önceliğimiz “Arşiv Kanunu”dur. Ama bugüne kadar bizi duyan olmadı. Bizler, sadece AB ülkelerinin ve ABD’nin ülkemizi köşeye sıkıştırdığı Ermeni Meselesi, Kıbrıs Meselesi ve Irak’ın işgaliyle birlikte Musul-Kerkük Meselesinde akıllara geldik. Bu durum bizleri olduğu kadar zannediyorum, arşivlerimizin önemini idrak eden bütün çevreleri de rahatsız etmektedir. Artık buna bir son verilmesi gerekir. Anlaşılması son derece çetrefilli olan bu duruma son verecek yegâne adım da hiç şüphesiz dört başı mamur bir Arşiv Kanunu’nun bir an evvel çıkartılmasıdır.

160 yıldır modern usullerle mevcut olan arşivciliğimizin 21. Yüzyılda bir türlü kurumsallaşamamış olması düşündürücü, düşündürücü olduğu kadar hepimizin özlemi değil midir? Dünya çapındaki arşivciliğimizin artık bir kanuna kavuşturulması, icra erkinin en önemli görevlerinden biri değil midir?

Bakınız Karabağ krizi rafa kaldırılmış, Ortadoğu’da Irak, Filistin meseleleri, Balkanlardaki gelişmeler birbiri ardına dünya gündemine geliyor. Bu gibi ihtilaflı bölgeler için çözümler üretilebilmesi ise büyük ölçüde arşivlerimizdeki bilgi ve belgelerin uzmanlaşmış personel marifetiyle ele alınıp değerlendirilmesi ve Devletimizin değişik birim ve kademelerine raporlanmasına bağlıdır. Devletimizin milletimizin bekası için bunu yapmak mecburiyetindeyiz. Buna kayıtsız kalamayız. Kalmamalıyız.

HÜKÜMETİMİZ DEVLET ARŞİVİMİZİN KURULUŞUNUN 160. YILINDA ARŞİV KANUNU’NU T.B.M.M’DE KABUL EDEREK ÇIKARTMALI

Kurumumuza kudret ve itibar kazandıracak olan Arşiv Kanunu’nun bir an evvel yasalaşması için Tüm Arşivciler Derneği olarak bugüne kadar hep önderlik yaptık, yapmaya devam edeceğiz. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün bu alandaki müspet gayretlerini takdirle karşılıyoruz. Bu büyük bir sorumluluktur, bu sorumluluğun gereğini herkes hassasiyetle yerine getirmelidir. Hiç kuşkusuz bu alanda telafisi mümkün olmayacak bir hatadan sadece hata yapan değil, bu hatalara göz yumanlar da bu milletin nezdinde aynı derece sorumlu sayılacaklardır. Zira, günümüzde arşivlerimizin önündeki en büyük engel, bu mesleğin yasal dayanaklardan yoksun olmasıdır.

Bu yılın Mayıs, Haziran aylarında üzerinde sıkça konuşulan, T.B.M.M. bünyesindeki Milli Eğitim ve Adalet Komisyonlarına sevk edilen adı geçen komisyonlarda görüşülen “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Kanunu Taslağı” neden Meclis Plan ve Bütçe Komisyonu’nda görüşülerek Meclis gündemine alınmamıştır? Bu soru herkes için bir muamma. Bizler, bu tasarının T.B.M.M gündeminin yoğunluğundan ya da daha önemli kanun tasarılarının görüşülmekte olduğundan ertelendiği şeklindeki bir görüşe inanmak istemiyoruz. Değerli yasa yapıcıları sizleri, modern dünyanın gelişmiş, saygın ülkelerini incelemeye davet ediyoruz. Bakınız, günümüzde gelişmiş olan ülkelerin tamamı başta İngiltere ve Fransa olmak üzere birçok ülke arşiv konusuna gerçek manada değer ve önem vermekte, arşivlerin devletin hazinesi olduğuna inanmaktadırlar. Bizde ise herkes inanmış gibi gözükmektedir.

Yeryüzünde etkin bir devlet olma yolunun müktesebatımıza sahip çıkmak ve onu anlamaktan geçtiğini, küresel dünyada son zamanlarda cereyan eden hadiseler bütün çıplaklığıyla ortaya koymuştur.

İLMİYYE CAMİASI İMZALARINA SAHİP ÇIKMALI

Türkiye Cumhuriyeti Başbakanlık ve ona bağlı Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından 20-21 Nisan 1998 tarihleri arasında başkent Ankara’da tertip edilen I. Millî Arşiv Şûrası’na değişik çevrelerden bir çok ilgili iştirak etmiş, arşivciliğimizin mevcut durumu ve geleceğine ait birçok konu tartışılmıştır. Şûranın sonunda ise, Türkiye Cumhuriyeti’nin seçkin üniversitelerine mensup, çok değerli ilim adamları aktif rol alarak Şûra Sonuç Bildirgesi’ni kaleme alarak altına imza atmışlar ve bu işin takipçileri olacaklarını deklare etmişlerdir.

I. MİLLİ ARŞİV ŞÛRASI GENEL KURUL KARARLARI

Şûra Genel Kurulu iki günlük çalışmaları sonucunda aşağıdaki kararların ilgisi ve gereği için Başbakanlığa arzına oybirliği ile karar vermiştir:

I. MEVZUAT

1. Türkiye’deki bütün kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerde bulunan arşivler için geçerli olacak ve çalışma, saklama, belge çoğaltma, okuyucuya sunma vb. hizmetleri düzenleyen bir “MİLLÎ ARŞİV KANUNU” çıkartılmalıdır.

2. “Millî Arşiv Konseyi” kurulmalıdır.

3. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü bünyesinde döner sermaye kurulmalıdır.

4.“Millî Arşiv Şûrası” en geç dört yılda bir toplanmalıdır.

5. Kamu kurum ve kuruluşlarının ortak bir evrak yönetimi programı uygulayabilmeleri için buralarda öncelikle Arşivcilik mezunlarının istihdamı için “arşivci” unvanlı kadro ihdas edilmelidir.

6. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne bağlı, çalışma şartları ve düzeni bu kurum tarafından düzenlenen bölge arşiv müdürlükleri kurulmalıdır.

7. Şer’iyye sicillerinin tamamı Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilmelidir.

8. Yurtiçi ve yurtdışındaki Türk arşiv envanteri hazırlanmalıdır.

9. Arşivler, hafta sonlarında araştırmacılara açık tutulmalıdır.

II. BİNA

1. Osmanlı Arşivi hizmetini sürdürdüğü mevcut binalarda elverişsiz şartlardan dolayı yok olma tehlikesi ile karşı karşıyadır. Bu sebeple acilen bir “Arşiv Sitesi” yapılmalıdır.

2. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü makamı İstanbul’da olmalıdır.

III . PERSONEL

1. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Teşkilât ve Kadro Kanunu çıkartılmalıdır. Sözleşmeli olarak çalışan personelin hizmet süreleri değerlendirilmelidir.

2. Genel Müdürlük bünyesinde “arşiv uzmanı” statüsü ihdas edilerek mevcut personelin meslekî alanlarında tez hazırlayarak uzmanlık kadrolarına geçilmeleri sağlanmalıdır.

3. Personele “iş riski”, “temininde güçlük çekilen personel”, “Osmanlıca dil tazminatı” ve “fiilî hizmet zammı” verilmelidir.

4. Arşiv çalışma mahallerinin özellikleri dikkate alınarak personel periyodik sağlık kontrolünden geçirilmelidir.

5. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü üniversiteler, diğer araştırma kurumları ve özel sektörle eğitim, araştırma ve teknoloji alanlarında yakın iş birliğine girmelidir.

IV. BİLGİSAYAR, KOPYALAMA VE YAYIN

1. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, arşivcilikle ilgili pratik ve bilimsel yayınlar hazırlamak, kurslar ve seminerler düzenlemek suretiyle kamu kurum ve kuruluşlarına teknik yardımda bulunmalıdır.

2 “Arşiv Otomasyon Projesi” bir an önce uygulanmalıdır.

3. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü diğer kurumlar ve arşivle ilgilenen araştırmacılara yönelik olarak süreli bir yayın çıkarmalıdır.

I. Milli Arşiv Şûrası” Genel Kurul Kararlarını imzalayan öğretim üyelerinin listesi,

Prof. Dr. Ethem Ruhi FIĞLALI, Prof. Dr. Atilla ÇETİN, Prof. Dr. Azmi SÜSLÜ, Prof. Dr. Nezihi AYKUT, Prof. Dr. Nejat GÖYÜNÇ, Prof. Dr. Mustafa AKBULUT, Prof. Dr. Durali YILMAZ, Prof. Dr. Mübahat KÜTÜKOĞLU, Prof. Dr. Melek DELİLBAŞI, Prof. Dr. Özer ERGENÇ, Prof. Dr. Mehmet İPŞİRLİ, Prof. Dr. Ercüment KURAN ve Prof. Dr. Yusuf HALAÇOĞLU

Bu imza sahiplerinden vefat eden hocalarımıza Allah’tan rahmet, emekli olanlarına uzun ömürler dileriz. Aradan geçen bunca zamana rağmen ne Türkiye Cumhuriyeti Hükümetleri ne de kıymetli hocalarımız yukarıdaki Şûra Sonuç Bildirgesi’nde yer alan hiç bir hususa sahip çıkmamışlardır. Buradan hem hükümetimizin saygı değer temsilcilerini, hem de üniversite camiasını bu meyanda Türk arşivciliğinin geleceği için son derece ehemmiyet arz eden Arşiv Kanunu’nun behemehal çıkması yönünde gayrete davet ediyorum.

Zira, günümüzde arşivlerimizin kurumsallaşamamasının önündeki en büyük engel, bu mesleğin yasal dayanaklardan yoksun olması, çalışanların bir statüye kavuşturulmaması, mesleğin içinden gelenlerin hiyerarşide yer almaması, belli mevkilerin kategorik düşünce alışkanlığından kurtulamamış olması, farklı düşünenlerin reaksiyoner olarak nitelendirilmesidir.

Türklerin millî terbiye, sosyal ve iktisadî seviyelerinin ilerleme ve yükselmesine Türk milli kültürünün tekamülüne çalışmak, bu millete ışık olmak, geçmişteki başarılarımızla bugünkü başarısızlıklarımızı ortaya koymak her Türk evladının bir görevidir. Biz arşiv çalışanları da, bu bilinç ve şuurla, mesleğimizi kemâl-ı sadakatle ifâya gayret etmenin yanında, yaşadığımız ve yaşamakta olduğumuz buhranı aşmanın yollarını keşfetme gayreti içerisinde olan insanlarız. Onun için mezkur sıkıntıların giderilmesi veya giderilmesine yardımcı olunması, hiç kuşkusuz devlet arşivlerinin daha sistemli ve verimli hale gelmesini sağlayacaktır.

Bununla beraber, günümüzde artık Türk kamuoyu, arzusu dışındaki baskı ve tesirlerle ülkenin gelişme ve kalkınmasına sebep olan gecikmenin tarihimizi ve mazimizi anlamamaktan kaynaklandığını anlamakta güçlük çekmeyecek kadar ileri bir sevide bulunmaktadır.

“Arşivci provenans prensibini uyguladığı takdirde, görünüşte araştırıcıların aleyhine çalışıyormuş gibi gelebilir. Çünkü araştırmacıların isteği belgelerin konuya göre tasnif edilmesi ve tanımlanmasıdır. Araştırmacılar sınıfı olan tarihçiler hemen hemen her zaman belgelerin bu şekilde tasnif edilmesini ve tanımlanmasını isterler. Eğer bir arşivist belgeleri tarihçilerin özellikle ilgi duyduğu konulara göre tasnif ederse onların takdirini toplayacaktır, ama böyle yaparak dokümanter malzemenin tam anlamıyla tarihi araştırmaların hizmetine sunulmasında başarısız olacaktır.”

T.R. Schellenberg

Provenans sistemi uygulanmaya konulmadan önce, arşivcilik uygulamalarında kullanılan sistematik (konu esaslı) ve kronolojik (tarih esaslı) sistemler, belgelerin bilgi ve belge değerlerini ortadan kaldırmış, içerikleri tam bilinmeyen evrak yığınları oluşturmuşlardır. Bu durum arşivcileri yeni sistem arayışlarına yöneltmiştir.Bu arayışların neticesi olarak, düzenleme faaliyetine rehberlik etmek amacıyla, iki temel ilke benimsenmiştir. Her iki ilke de arşivcinin belgelerin doğal düzenini koruma ve onu izleme varsayımına dayanmaktadır.

İlk prensip on dokuzuncu yüzyılda Fransız ve Prusyalı arşivciler tarafından geliştirilen ve 1841 yılında Fransız arşivlerinde uygulamaya konulan provenans sistemidir. Provenans sistemi belli bir üretene ait belgelerin, diğer üretene ait belgelerle karıştırılmaması gerektiğini, daha basit bir ifade ile, belgelerin onları üreten kişilere, kurumlara, bürolara, ya da yönetimsel birimlere bağlı olarak bir arada tutulması gerektiğini ifade eden kavramdır. Arşiv Terimleri Sözlüğünde provenans ilkesi: ”Aynı provenansa sahip evrakların/arşivlerin başka provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilke. Fonlara saygı olarak da anılır. Asli düzene saygı ilkesini de içerecek şekilde genişletilmiştir.”[1] olarak tanımlanmıştır.

Provenans ilkesi ile paralel zamanlarda ortaya çıkan bir diğer ilke ise asli düzene saygı ilkesidir. Belgeleri üreten, bir araya getiren kişi ya da kurumun uyguladığı düzen içinde saklanmaları gerektiğini belirten orijinal düzendir.[2].

Provenans ilkesi zamanla asli düzen ilkesini de kapsayacak şekilde genişletilmiştir. Böylece provenans sisteminin iki ayrı yapısı oluşmuştur. Birincisi belgeyi üreteni ifade eden dış yapı, ikincisi belgenin üretilirken aldığı düzeni ifade eden iç yapıdır. Sistem arşivciye dış yapı hakkında müdahale hakkı tanımazken, iç yapı üzerinde müdahale hakkı vermektedir.

Ülkemiz arşivlerinde provenans sisteminin uygulanmasına, 1936 yılında Macar arşivist Dr. Lajos Fekete’nin, Osmanlı Arşivi ve Topkapı Sarayı Arşivi’nde yapmış olduğu tasnif çalışmalarıyla başlandığı kabul edilmektedir. Ancak gerek Osmanlı dönemi, gerekse daha önceki Türk- İslam medeniyetlerine ait arşivlerde, bazı dönemlerde provenans sisteminin temelini oluşturan kaynağı koruma şartına uyan uygulamaların gerçekleştirildiğinin izlerine rastlamak mümkündür.[3]

Provenans sisteminin uygulanmasında gerek ülkeler arasında gerek aynı ülkenin değişik arşivlerinde, ülkelerin yönetim sistemlerindeki farklılıklardan ve sisteme ait kavramların farklı yorumlanmasından dolayı sistemin bazı aşamalarında farklılıklar ortaya çıkabilmektedir. Bu durumun ortadan kaldırılmasına yönelik uluslararası arşiv toplantılarında, sistemin farklılıklarını ortadan kaldırmaya yönelik çalışmalar sonucunda bazı standartlar oluşturulmuştur.[4]

Bu çalışmalar çerçevesinde sistemi, ilgili mevzuatları göz önüne alarak, ülkemiz arşivlerinde ortak bir yönteme kavuşturulmasına yönelik, örneklerle uygulamaya çalışacağız.

Arşivci sistemi uygulamadan önce, sistemin uygulanma amaçlarını kavramalı ve bu amaçlara bağlı kalmalıdır.

1. PROVENANS SİSTEMİNİN UYGULANMA AMAÇLARI

a)Arşiv belgelerinin ispat değerini korumak

Arşiv belgelerini diğer kaynaklardan ayıran en önemli özellik, şahsi görüş ve fikirlerden uzak olmasıdır. Bu yüzden tarafsızdırlar. Bu tarafsızlığı onlara tam güvenirlilik statüsü kazandırmıştır. Bu statünün korunabilmesi kaynağının korunabilmesine bağlıdır. Provenans sistem belgeleri üreten kaynağı korumakla birlikte, kaynağa daha önceden yüklenmiş olan fonksiyonların doğal verilerini araştırmacılara sunabilmektedir.

b)Belgelerin toplu olarak ele alınmasını sağlamak.

Belgeler belli faaliyetler sonucunda bir araya getirilmiş olup, aynı faaliyetler sebebiyle bir bütün olarak saklanmaktadır. Bu belgeler herhangi bir tasnif sistemine göre birbirinden ayrılıp, yeniden düzenlenirse, belgelerin kaynaklarına ve dolayısıyla oluşturulmalarına ilişkin deliller ortadan kaldırılmış olacaktır. Bir bütünün parçalarından biri olan tek bir dokümanın önemi ve değeri ancak parçası olduğu diğer dokümanlarla beraberken belirlenebilir. Provenans sisteminin uygulanmasıyla belirli bir kaynaktan gelen veya belli bir faaliyet sonucunda teşekkül eden belgeler belirli düzeylerde (seri, alt seri, dosya) ele alınıp değerlendirilebilir.

c)Tasnif işlemlerini kolaylaştırmak

Provenans prensibi tasnif çalışmaları için kesin talimatlar verir. Buna göre arşivci malzemenin kaynağını araştırır, kaynağın teşkilat yapısı ve faaliyetlerini belirler. Faaliyetlerin sonucunda oluşmuş belgeler gruplar ve seriler halinde tasnif edilir.

d)Belgelerin tanımlanmasını kolaylaştırmak.

1910 yılında Brüksel’de yapılan Milletlerarası Arşivistler ve Kütüphaneciler Kongresi’nde “arşiv belgelerinin envanterlerinin hazırlanması ve tasniflerinin yapılması için provenans prensibinin kabul edilmesi” karara bağlanmıştır.[5]

Kurum ve uruluşlar önceden belirlenmiş faaliyetleri yürütmek üzere kurulurlar. Söz konusu faaliyetler ve düzeyleri tespit edilebildiği takdirde, bunların ürettikleri malzemeler bu faaliyetler esas alınarak değerlerine uygun tanımlanabilir.

2. PROVENANS SİSTEMİNİN UYGULANMASI

a) Açık fonlarda provenans siteminin uygulanması

Sistemin doğru uygulanabilmesi, sisteme ait kavramların karşılığı olan düzeylerin doğru tespit edilmesi ile mümkündür. Sisteme ait bu kavramların en üst düzeyinde bulunan “fon” kavramıdır. Bu kavramın ifade ettiği anlam “Belirli bir kişi, kurum veya örgütlenmenin faaliyet ve işlemlerinin yürütülmesi sırasında biriken evrak/arşiv kütlesidir[6] Provenans sisteminin temelini oluşturan fon kavramı tanımından da anlaşılacağı üzere organik bir bütünü ifade etmektedir. O zaman ilk aşamada bu bütünün başlangıç düzeyini ve alt organik düzeylerini ve bu düzeylere ait faaliyetleri tespit etmemiz gerekmektedir.

Örneğin; Hacı Emiroğlu ailesine ait olan bir arşivin düzeylerini tespit edelim:

FON DÜZEYİ: Hacı Emiroğlu Ailesi Arşivi

ALT FON DÜZEYİ: Hacı Emir Bey'in malzemeleri

ALT FON DÜZEYİ: Hacı Emiroğlu Bayram Bey'in malzemeleri

SERİ DÜZEYİ: Hacı Emir Bey'in mektupları

SERİ DÜZEYİ: Hacı Emiroğlu Bayram Bey'in hayır işleri

ALT SERİ DÜZEYİ: Hacı Emir Bey'in özel mektupları

ALT SERİ DÜZEYİ: Hacı Emiroğlu Bayram Bey'in yoksullara yardımları

DOSYA DÜZEYİ: Hacı Emir Bey'in Bayram Bey'e mektupları

DOSYA DÜZEYİ: Hacı Emiroğlu Bayram Bey'in aşevleri kurması

UNSUR/BELGE DÜZEYİ: Hacı Emir Beyin Bayram beyi kutlaması

UNSUR/BELGE DÜZEYİ: Hacı Emiroğlu Bayram Bey'in Ordu da aşevi açması

Söz konusu arşiv bir devlet yapılanması ise, arşivcinin bu durumda yapması gereken mesleğini oluşturan teorilerin bir parçası olan; mevzuat bilgisi, teşkilat tarihi, diplomatika bilgilerini devreye sokmaktır. Buna göre tespitlerimizin ilk aşaması şu şekilde olacaktır.

Yapılanmayla ilgili kuruluş kanunları incelenerek teşkilat düzeyleri ve bu düzeylerin yerine getirmekle yükümlü oldukları faaliyetleri belirlenir. Bu durumu örnekleyecek olursak; söz konusu evrakın Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğüne ait olduğunu tespit etmiş olalım. Yapılanmanın kuruluş kanununu incelememiz gerekecektir. Buna göre tespitlerimiz şu şekilde olacaktır.

FON DÜZEYİ: Bayındırlık ve İskan Bakanlığı

ALT FON DÜZEYİ: Devlet Su İşleri Gn.Md.

SERİ DÜZEYİ: 2..Bölge Md

ALT SERİ DÜZEYİ :İdari İşler Şube Müdürlüğü

DOSYA DÜZEYİ: Arşiv İşleri

UNSUR/BELGE DÜZEYİ: 2005 yılı imha onayı

Ülkeler evrak yönetim sistemini oluşturmuşlarsa, evrakın oluşumunda, hiyerarşik konumları ve faaliyetleri önceden kodlarla belirlenmiş olacaktır. Bu durumda arşivci bu kodları dikkate alarak uygulama yapabilir. Ülkemizde devlete ait evrakın oluşum kurallarına yönelik çalışmalar yapılarak, bu hususta belirli standartlar oluşturulmuştur. Yukarıda belirtilen düzey ve faaliyetleri evrak üzerinde görmek mümkündür. B.09.1.DSİ.1.02.73-805-03 olarak evrakın sol üst köşesinde göreceğimiz kodlamalar fon’un organik yapısını ve bu organik yapının bir parçasının faaliyetini ifade etmektedir.

Örnek:B.09. Bayındırlık ve İskan Bakanlığı

1:Bağlı Kuruluş

DSİ. Devlet Su İşleri Gn. Md.

1: Bölge

O2: 2.Bölge Md

73:İdari İşler Şb.Md.

805.03:İmha İşlemleri

Yukarıda düzeyleriyle örneklenen yapısal bütünlüğe (fon) ait belgeler herhangi bir kaygıyla başka bir fonla karıştırılmamalıdır. Ayrıca fon’un kendi içerisindeki alt yapılanmalara ait evraklar da birbirine karıştırılmamalıdır.

Evraklar önceden belirlenmiş bir dosya planı çerçevesinde oluşturulmuşlar ise; dosyalar kronolojik bir düzen içerisinde kutu veya klasörlere, sıra numaraları verilerek yerleştirilir. Konuldukları klasör ve kutuların nitelendirilmelerinde, dosyaların provenansı (aidiyeti), dosya numaraları (varsa daha önceden belirlenmiş numaralar), ardışık sıra numaraları, üretildikleri yıl veya yıl grupları belirtilir

Dosyalara erişim vasıtalarının hazırlanması yukarıda belirtilen hususlara bağlı kalarak gerçekleştirilmelidir. Çünkü bir belgenin ne olduğunu tam olarak tanımlayabilmemiz için, onu kimin ürettiğini, hangi şartlar altında üretildiğini, hangi işlemler sonucunda üretildiğini, kime gönderilmek üzere üretildiğini, veya kimden geldiğini ve dokümanın bize nasıl ulaştığını kesinlikle bilmememiz şarttır.[7]

Daha önceden hazırlanan dosya planları çerçevesinde oluşan dosyalara girmesi gereken belgeler bazen bu dosyalara girmez ve erişimi güç hale gelebilir. Çünkü evrak kayıt aşamasında yanlış kodlanabilir. Örneğin 805.03 kodunu alması gereken belge evrak kayıt memurunca 905.04 olarak kaydedilebilir. Belge yönetim sisteminin oluşturulması ve sistemin denetimi konusunda arşivcilik mesleğinin günümüzde belge yönetimi aşamasına müdahalesi kaçınılmaz hale gelmiştir.

Arşivciler kendileri dışında hazırlanmış bir dosyalama sistemini arşivde de uygulamadan önce;

Fonları oluşturacak bütün dokümanları kapsadığından emin olmalıdır.

Fonlara saygı prensibine uygunsuz bir durumun olmadığından emin olmalıdır.

Dosyalamanın hangi dönemlerde uygulandığını bilmelidir.

Belgeler üretilmeleri esnasında, bir dosya planı çerçevesinde üretilmemişlerse, arşivci düzenleme esnasında, ilgili fonun düzeylerini ve faaliyetlerini tespit etmek suretiyle dosyalama işlemini yapabilir. Burada dikkat edilmesi gereken hususlar fonun düzeylerine yasal olarak yüklenmiş faaliyetleri dışında sınıflandırmalarda bulunmamak, asli düzeni (iç düzen) belirli mevzuatların gereğince oluşturulmuş ve içlerinde değişik konulara ait belgeler bulunan dosyaları (ihale dosyaları vb) parçalayarak, belgelerini başka dosyalara dahil etmemektir.

Arşivci provenans sistemini açık fonlara uygularken bir çok problemle karşılaşabilir. Çünkü elindeki malzeme sadece bütüne ait bir parçadır. Diğer parçası bürolarda yada daha üretilmemiştir. Bu süreç içerisinde yapısal değişiklikler, ilga edilme, özelleştirilme gibi bir çok durumla karşılaşılması söz konusu olacaktır. Bu problemleri ve yapılması gerekenleri örnekleriyle açıklayacak olursak;

İki ayrı fonun yetkilerinin yeni bir fona devredilmesi

Örneğin; Kültür Bakanlığı ve Turizm Bakanlığı iki ayrı fon iken birleştirilerek Kültür ve Turizm Bakanlığı adı altında yeni bir fon oluşturulmuştur. Bu durumda bu iki bakanlık alt fon düzeyine gelmişlerdir. Arşivci, bu düzenleme ile ilgili mevzuatı inceleyerek, düzenlemenin yapıldığı tarihi kesin olarak tespit etmelidir. Düzenlemenin yapıldığı tarihten sonraki oluşumu yeni bir fon olarak değerlendirmeli, önceki fonları kapalı saymalı ve tanımlama vasıtalarında süreçle ilgili bilgileri belirtmelidir.

Bir fonun alt düzeylerinden herhangi birinin yetkilerinin başka bir fona devredilmesi.

Örneğin, Türk Telekom Genel Müdürlüğüne ait Telsizler Müdürlüğünün, Kıyı Emniyeti Genel Müdürlüğüne devredilmesi. Bu durumda Telsizler Müdürlüğünün Telekom’daki düzeyi kapalı sayılmalı, Kıyı Emniyeti Genel Müdürlüğünde oluşacak belgeleriyle karıştırılmamalıdır.

Devlete ait bir fonun yetkilerinin özele devredilmesi.

Örneğin; TÜPRAŞ devlete ait bir kurum iken, özele devredilmiştir. Bu durumda devlete ait olan bölüm ayrı bir fon olarak değerlendirilmelidir. Ancak TÜPRAŞ kuruluş amaçlarına uygun faaliyetleri özelde de devam ettirdiğinden, kuruma ait sürecin bütününün araştırmacılar açısından önemi tartışılamaz. Bu yüzden ülkelerin arşiv kanunlarında özel arşivlerle ilgili düzenlemeler bu tip malzemenin de gelecekteki önemi göz önünde bulundurularak yapılmalıdır.