Çeviri Teklif Formu

Dernek Tüzüğümüz

TÜRK ARŞİVCİLER DERNEĞİ

Dernek Tüzüğü

(ARŞİV-DER)

I- DERNEĞİN ADI, MERKEZİ, AMACI VE FAALİYETLERİ

Madde 1: Derneğin Adı:

"TÜRK ARŞİVCİLER DERNEĞİ", kısaltılmış şekli ile "ARŞİV-DER" dir.

Madde 2: Derneğin Merkezi:

Derneğin Merkezi İstanbul (Eminönü)dur.

Madde 3: Derneğin Amacı:

Kamu ve özel sektör kurum ve kuruluşlarında arşivcilik mesleği ile uğraşan kişiler arasında kaynaşma, tanışma, dayanışma ve yardımlaşmayı sağlamak, üyelerin mesleki bilgi, beceri ve kaabiliyetlerinin artırılması için çalışmalar yapmak, aile ve toplum değerleri ile tarih ve kültür mirasımızın korunması, yeni nesillere aktarılması ve tanıtılmasına hizmet etmektir.

Madde 4: Derneğin Faaliyetleri:

Dernek yukarıda açıklanan amacını gerçekleştirmek için şu faaliyetlerde bulunur.

1. Okuma salonları, kütüphaneler, müzeler, arşiv ve dökümantasyon merkezleri, bilgi bankaları ve benzeri kurumları tesis eder ya da bu mevcut kurumlarla işbirliğine geçer.
2. Amacına uygun alanlarda yurt içinde ve yurt dışında tahsil veya araştırma bursları verir İlmi araştırmalar yaptırabilir veya bu tür araştırmalara aynî ve nakdî yardımda bulunur. Yurt içinde ve yurt dışında gerek kamu kurum ve kuruluşları, gerekse özel arşivlerde yapılacak araştırma ve faaliyetlere danışmanlık, rehberlik, gözetim, organizasyon hizmeti vermek üzere işbirliği yapar.
3. Bilgisayar, daktilo, lisan, tezhib, minyatür, ebru, hat ve arşiv belgelerini okuma ve tasnif gibi alanlarda (Osmanlıca vs.) kurslar düzenler.
4. Konferans, seminer, sinevizyon, multivizyon, sergi, açıkoturum, forum, sempozyum, yarışma, şenlik ve kermesler düzenler.
5. Sesli (bant, plak gibi), yazılı (kitap, dergi, broşür gibi), görüntülü yayınlar ve eserler hazırlar veya hazırlanmasına katkıda bulunur.
6. Kültür, eğitim yayınları ve araştırmaları için çalışma grupları ve komisyonlar kurar, kültür ve sanat faaliyetlerinde bulunur.
7. Tabii, tarihi, ve ictimai çevremizi ve değerlerimizi muhafaza edici çalışmalar yapar.
8. Üyelerinin sosyal menfaatlerine rehberlik yapar ve katkıda bulunmak noktasından hareketle çeşitli faaliyetlerde bulunur.
9. Çeşitli sportif faaliyetler düzenler veya düzenlenmesine katkıda bulunur.
10. Faaliyetleri için gerekli menkul ve gayr-i menkul malları satın alır veya kiralar, gerekli görürse satar veya kiraya verir. İlgili mevzuat çerçevesinde kendisine yapılacak bağış, yardım ve aidatları kabul eder; usûlü dairesinde gerekli sâir hukukî işlemlerde bulunur.
11. Arşiv personelinin, çalışma şartlarından kaynaklanan sağlık problemlerini tespit ederek bunlarla ilgili çalışmalar yapar.

Madde 5: Dernek Kurucuları:

ADI SOYADI

Hacı Haldun ŞAHİN

İsmail YÜCEDAĞ

Mehmet Yahya OKUTAN

Yaşar CELEP

Mustafa MERT

Yüksel AKTAŞ

Enver KESKİN

M. Akif TERZİ

Kenan YAKUBOĞLU

Nil TÜKENMEZ

Ali SARIKAYA

Yunus KARAOĞLU

Salim KAYNAR

Süleyman BİLGİN

 

II. DERNEK ÜYELİĞİ VE ÜYELİĞE İLİŞKİN ESASLAR

Madde 6: Derneğe Üye Olma Hakkı:

Dernek üyeliği; Üye ile Dernek arasında karşılıklı hak ve yükümlülük doğuran ve derneğin kuruluşuna katılmak suretiyle (Kurucu üye) veya sonradan yapılan başvurunun kabulü ile kazanılan bir hukuki statüdür.

Derneğe üye olma hakkı, medeni hakları kullanma ehliyetine sahip ve 18 yaşını bitirmiş olan, ayrıca kanunen dernek üyeliğine engel hali bulunmayan gerçek kişilere açıktır.

Dernek üyeleri eşit haklara sahiptir ve Genel Kurul'da bizzat kullanılması gereken bir oy hakkı vardır.

Derneğin iki tür üyesi vardır;

1. Derneğin Asil Üyeleri: Derneğe üye olma şartlarına ve ehliyetine sahip olan, Derneğe daha önce üye olarak kaydedilmiş iki kişinin tavsiyesi ile üyeliği yönetim kurulunca kabul edilip tüzükte belirtilen aidatları düzenli olarak ödeyen, dernek organlarına seçme ve seçilme hakkına sahip üyelerdir. Ancak, Arşiv çalışanlarının üyelik için müracaatları halinde, yasal bir engel bulunmadıkça yönetim kurulu, üyeliğin reddi yönünde bir insiyatif kullanamaz.
2. Derneğin Şeref Üyeleri: Varlıkları, dernek için manevî bir değer taşıyan ve sosyal statüsü, kişiliği ya da eserleri ile derneğe önemli katkılarda bulunan veya bulunabilecek durumda olan mümtaz kişiler yönetim kurulunca şeref üyeliğine kabul edilebilirler. Bu üyelerin oy hakları yoktur. Ancak istedikleri takdirde aidat verebilirler.

Madde 7: Derneğe Üye Olma, Üyelikten Çıkma ve Çıkarma Esasları:

A- Derneğe Üye Olma:

Hiç kimse derneğe üye olmaya zorlanmaz. Dernek tüzüğünün gazetede ilanından sonra; derneğe üye olmak isteyen şahıslar evvelce derneğe üye kaydedilmiş bulunan iki üyenin tavsiyesi ve bilinen dilekçe ile yönetim kuruluna müracaat eder.

Yönetim kurulu, üyelik başvurusunu inceleyerek kabul veya red hususunda karar verir. Bu kararın, Karar Defteri'ne kaydedilmesi ve neticenin en geç otuz gün içinde müracaat sahibine yazı ile bildirilmesi şarttır. Yönetim kurulunun "Üye alıp almama özgürlgü"ne dayanarak verdiği bu tür kararlarına gerekçe göstermesi gerekmez.

B- Üyeliğin Sona Ermesi:

1. Dernekten Çıkma: Her üye istifa hakkına sahiptir ve dernekte kalmaya zorlanamaz. Ayrılmak isteyen üye bir dilekçe ile yönetim kuruluna başvurmak zorundadır.
2. Üyeliğin kendiliğinden sona ermesi: Aşağıdaki hallerde üyelik kendiliğinden sona erer.
   1. Üyenin ölümü veya gaipliği,
   2. Üye olmak için öngörülen şartların ortadan kalkması,
   3. Derneğin tasfiyesi halinde tasfiye işlemi tamamlanınca.
3. Dernekten Çıkarılma: Aşağıdaki hallerde üye hakkında ihraç kararı verilmesi ile üyelik sona erer.
   1. Dernek organlarındaki görevlerini kötüye kullanma,
   2. Dernek içi münasebetleri ihlal etme veya derneğe karşı hasmâne tavırlar alma,
   3. Dernek amacını tehlikeye sokma veya işleyişini engelleyecek derecede kasdî hal ve hareketlerde bulunma,
   4. Taahhüt ettiği üyelik aidatını haklı bir sebebi olmaksızın ödememe,

Yukarıda sayılan durumlardan birinin tespiti halinde yönetim kurulu kararı ile üyelikten çıkarılır.

Dernek üyeliğinden çıkarılanların bu çıkarma kararında haklı sebep bulunmadığı ileri sürülerek genel kurula itiraz hakları vardır. Genel kurul, üyelikten çıkarma hakkında son kararı verir.

Dernekten çıkan veya çıkarılanlar, üye kayıt defterinden silinir ve dernek malvarlığında hak iddia edemez.

Madde 8: Üyelerin Hakları:

Her üye aşağıdaki belirtilen haklardan eşit olarak yararlanır:

1. Oy hakkı, şikayet hakkı, hukuki yollara başvurabilme hakkı gibi "Yönetime Katılma Hakları",
2. Derneğin amacının değiştirilmesi halinde korunma hakkı, dernekten ayrılma hakkı ve eşit işlem görme hakkı gibi "Koruma Hakları",
3. Derneğin okuma salonlar, konferans salonları vs. gibi hizmet ve tesislerinden istifadeyi sağlayan "Yararlanma Hakları",

Çıkan veya çıkarılan üyeler, derneğin malları üzerinde hiçbir hak iddia edemezler, üyeliğe bağlı yararlanmak hakları son bulur. Çıkan veya çıkarılan üye o tarihe kadar kendisine düşen aidatı ödemekle yükümlüdür.

Madde 9: Üyelerin Yükümlülükleri:

Dernek ile her bir üye arasında; kişisel özgürlük, kamu düzeni ve genel ahlak ile sınırlı ancak derneğe karşı bir mesuliyet doğuran ve diğer üyelere bu konuda bir hak ve yetki vermeyen yükümlülüklerder. Bunlar,

1. Dernek amacını gerçekleştirmeye çalışmak, dernek yönetim ve faaliyetine katılmak, dernek düzenine uymak ve derneğe sadakat gibi "Kişisel Nitelikli";
2. Üyelik aidatı, para ile değerlendirilebilen herhangi bir faaliyet ve hizmetin yerine getirilmesi, dernek giderlerine katılmak gibi "Mali Nitelikteki" yükümlülüklerdir.

Madde 10: Üyelik Aidatı:

Derneğin asil üyeleri, üye oldukları tarihten itibaren her ay 5 YTL (yıllık toplam 60 YTL.) Alındı Belgesi karşılığı ve 5253 Sayılı Dernek Kanunu ile Yardım Toplama Kanunu hükümleri çerçevesinde aidat öderler. Aidat her yıl yönetim kurulu kararı ile yeniden belirlenir. Ayrıca Dernekler Kanunu hükümleri çerçevesinde Alındı Belgesi karşılığında halktan bağış kabul edilir.

III. DERNEK ORGANLARI

Dernek organları şunlardır;

1. Yasal Organlar:
   1. Genel Kurul,
   2. Yönetim Kurulu,
   3. Denetim Kurulu,
2. İhtiyarî Organlar
   1. Genel İstişâre Kurulu
   2. Disiplin Kurulu
   3. Yayın ve Araştırma Kurulu

IV- GENEL KURULA İLİŞKİN ESASLAR

Madde 11: Genel Kurul

Genel Kurul derneğin en yetkili organıdır. Genel Kurul asil üyelerden teşekkül edip iki şekilde toplanır.

a- Olağan Genel Kurul Toplantısı:

Genel Kurula katılma hakkına sahip asil üyelerin yarısından bir fazlasının iştiraki ile iki yılda bir Mart ayında toplanır.

b- Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı:

Yönetim veya denetleme kurullarının gerekli görüğü hallerde, yahut dernek üyelerinin 1/5'inin yazılı talepleri üzerine, olağan genel kurul toplantı tarihi dışında yapılan toplantılardır.

Olağanüstü genel kurul toplantısı çağrısı, taplantıyı gerektiren sebepler ve çağıran kurul veya üyelerin talepleri genel kurul üyelerine bildirilmek suretiyle Yönetim Kurulunca yapılır.

Denetleme kurulunun talebi veya dernek üyelerinin 1/5'inin yazılı talebi üzerine Yönetim Kurulu; Genel Kurulu bir ay içerisinde toplantıya çağırır. Bunu yapmadığı takdirde Denetleme Kurulu veya toplantı isteğinde bulunan üyelerden birinin yazılı başvurusu üzerine mahalli Sulh Hukuk Hakimi, dernek üyeleri arasından seçeceği 3 kişilik heyeti genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.

Madde 12: Genel Kurul Toplantılarına Çağırma Usûlü:

Çağrı Usulü

Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler, en az onbeş gün önceden, günü, saati, yeri ve gündemi bir gazetede ilan edilmek veya yazılı ya da elektronik posta ile bildirilmek suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır.

Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.

Toplantı Yeri ve Toplantı Yeter Sayısı

Genel kurul toplantıları, dernek merkezinin bulunduğu yerde yapılır.

Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hallerinde üçte ikisinin katılımıyla toplanır; çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Toplantı Usulü

Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler.

Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.

Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.

Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazırun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur. 

Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir. Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanmasıyla sonuçlandırılır. Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır.

Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur. 

Genel Kurulun Oy kullanma ve Karar Alma Usul ve Şekilleri

Madde 13- Genel kurulda, yönetim ve denetim kurulu üyelerin seçimleri gizli oylama ile diğer konulardaki kararlar ise aksine karar alınmamışsa açık olarak oylanır. Gizli oylar, toplantı başkanı tarafından mühürlenmiş kağıtların veya oy pusulalarının üyeler tarafından gereği yapıldıktan sonra içi boş bir kaba atılması ile toplanan ve oy vermenin bitiminden sonra açık dökümü yapılarak belirlenen oylardır.

Açık oylamada, genel kurul başkanının belirteceği yöntem uygulanır. 

Genel kurul kararları, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Şu kadar ki, tüzük değişikliği ve derneğin feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin üçte iki çoğunluğuyla alınabilir.

Genel Kurulun Görev ve Yetkileri

Madde 14-Aşağıda yazılı hususlar genel kurulca görüşülüp karara bağlanır. 

1. Dernek organlarının seçilmesi,
2. Dernek tüzüğünün değiştirilmesi,
3. Yönetim ve denetim kurulları raporlarının görüşülmesi ve yönetim kurulunun ibrası,
4. Yönetim kurulunca hazırlanan bütçenin görüşülüp aynen veya değiştirilerek kabul edilmesi,
5. Dernek için gerekli olan taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda yönetim kuruluna yetki verilmesi,
6. Yönetim kurulunca dernek çalışmaları ile ilgili olarak hazırlanacak yöneltmelikleri inceleyip aynen veya değiştirilerek onaylanması,
7. Dernek yönetim ve denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan ve üyelerine verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar ile dernek hizmetleri için görevlendirilecek üyelere verilecek gündelik ve yolluk miktarlarının tespit edilmesi,
8. Derneğin federasyona katılması ve ayrılmasının kararlaştırılması ve bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi,
9. Derneğin uluslar arası faaliyette bulunması, yurt dışındaki dernek ve kuruluşlara üye olarak katılması veya ayrılması,
10. Derneğin vakıf kurması,
11. Derneğin fesih edilmesi,
12. Yönetim kurulunca teklif edilen diğer önerileri incelenip karara bağlanması,
13. Mevzuatta genel kurulca yapılması belirtilen diğer görevlerin yerine getirilmesi,

Genel kurul, derneğin en yetkili organı olarakderneğin diğer bir organına verilmemiş olan işleri görür ve yetkileri kullanır.

Genel kurul, derneğin diğer organlarını denetler ve onları haklı sebeplerle her zaman görevden alabilir. 

V- YÖNETİM KURULU İLE İLGİLİ ESASLAR

Yönetim Kurulunun Teşkili, Görev ve Yetkileri

Madde 15- Yönetim kurulu 7 asıl ve 7 yedek üye olarak genel kurulca gizli oyla seçilir. 

Yönetim kurulu, seçimden sonraki ilk toplantısında bir kararla görev bölüşümü yaparak başkan, başkan yardımcısı, sekreter, sayman ve üye’yi belirler. 

Yönetim kurulu, tüm üyelerin haber edilmesi şartıyla her zaman toplantıya çağrılabilir. Üye tamsayısının yarısından bir fazlasının hazır bulunması ile toplanır. Kararlar, toplantıya katılan üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır. 

Yönetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu taktirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir. 

Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri 

Yönetim kurulu aşağıdaki hususları yerine getirir.

1. Derneği temsil etmek veya bu hususta kendi üyelerinden bir veya birkaçına yetki vermek,
2. Gelir ve gider hesaplarına ilişkin hesapları yapmak ve gelecek döneme ait bütçeyi hazırlayarak genel kurula sunmak,
3. Derneğin çalışmaları ile ilgili yönetmelikleri hazırlayarak genel kurul onayına sunmak
4. Genel kurulun verdiği yetki ile taşınmaz mal satın almak, derneğe ait taşınır ve taşınmaz malları satmak, bina veya tesis inşa ettirmek, kira sözleşmesi yapmak, dernek lehine rehin ipotek veya ayni haklar tesis ettirmek,
5. Gerekli görülen yerlerde temsilcilik açılmasını sağlamak
6. Genel kurulda alınan kararları uygulamak,
7. Her faaliyet yılı sonunda derneğin yıllık bilanço ve yönetim kurulu çalışmalarını açıklayan raporunu düzenlemek, toplandığında genel kurula sunmak
8. Bütçedeki fonlar ve maddeler arasında aktarmalar yapmak,
9. Derneğe üye alınması veya üyelikten çıkarılma hususlarında karar vermek.
10. Derneğin amacını gerçekleştirmek için her çeşit kararı almak ve uygulamak,
11. Mevzuatın kendisine verdiği diğer görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak,

Madde 16: Yönetim Kurulunun Sorumluluğu:

Yönetim Kurulu aldığı kararlardan ve yaptığı uygulamalardan dolayı Genel Kurula ve üçüncü şahıslara karşı sorumludur.

• Yönetim Kurulu kararlarına karşı mahkemeye başvurulamaz. Kanun veya dernek tüzüğüne aykırı olduğu ileri sürülen bir yönetim kurulu kararı için, önce genel kurula başvurulur. Üyeler, genel kurulun bu konuda aldığı karar kanun veya tüzüğe aykırı ise mahkemeye başvurabilirler.
• Yönetim Kurulu üyeleri derneğin işlerini özenle yapmak, genel kurula bilgi ve hesap vermek ve yetkisini aşmamakla yükümlüdür. Genel kurulun kanun veya tüzüğe aykırılık nedeniyle iptal edilen kararlarını yerine getirmemelidirler.
• Bu gibi durumlarda yönetim kurulu üyeleri, derneğe karşı müteselsilen sorumlu olurlar. Bu sorumluluk, on yıllık zaman aşımına tabidir. Genel Kurulun sarih olarak veya yönetim kurulunun yıllık rapor ve kesin hesabını kabul etmek suretiyle zımnen ibra etmesi halinde yönetim kurulu bu sorumluluktan kurtulur.
• Yönetim Kurulu temsil yetkisinin sınırları içinde yapmış olduğu hukuki muamelelerden dolayı doğrudan doğruya sorumlu değildir. Bu sorumluluk derneğe aittir.
• Yönetim Kurulu üyelerinin haksız fiillerinden dolayı üçüncü kişilere karşı sorumluluğu ise, haksız fiillere ilişkin hükümlere tabiidir.

VI- DENETLEME KURULUNA İLİŞKİN ESASLAR

Denetim Kurulunun Teşkili, Görev ve Yetkileri

Madde 17- Denetim kurulu üç asıl üç yedek üye olarak genel kurulca gizli oyla seçilir. En çok oy alan denetim kurulu başkanı olur.

Denetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu taktirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir

Denetim Kurulunun Görev ve Yetkileri

Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar. Gerektiğinde genel kurulu toplantıya çağırır. 

VII- İHTİYARİ ORGANLARLA İLGİLİ ESASLAR

Madde 18: İhtiyari Organlar:

Derneğin kanuni ve mecburi organları olan Genel Kurul, Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu dışında, dernek özgürlüğü ve derneklerin iç teşkilatlarını diledikleri gibi düzenleyebilme özgürlüğünün bir ifadesi olarak derneğin en üst organı olan Genel Kurulun vereceği umumi yetki ile Yönetim Kurulu bu tüzükte belirtilen veya sonradan derneğin amacına ulaşması için gerekli olduğu kanaatine vardığı diğer ihtiyari organları kurabilir. Bu organlarda vazife vereceği şahısları seçer ve çalışma esaslarını düzenler. Bunların bütün faaliyetlerini her aşamada denetler ve gerektiğinde faaliyetlerine son verir.

İhtiyari organların, yönetim kurulu kararları dahilinde yaptığı her işten doğacak sorumluluk Yönetim Kuruluna aittir. Genel Kurul ve Denetleme Kurulunun görev, yetki ve sorumlulukları ihtiyari organlara devredilemez.

1-Genel İstişare Kurulu:

Genel İstişare Kurulu en az üç kişiden oluşacaktır. Bu kurulun görevi derneğin amaçları doğrultusunda yapılacak çalışma ve faaliyetlerin verimliliğini arttırmak için tecrübeleri doğrultusunda Yönetim Kuruluna ışık tutmaktır.

Bu kurulun üyeleri yapılacak hizmetlerin niteliğinin artırılmasına yardımcı olacakları düşünülen arşivcilikle doğrudan veya dolaylı ilgisi olan öğretim görevlileri, araştırmacılar, basın-yayın kuruluşlarında çalışanlar, arşivcilikle ilgili kurum yöneticileri, mühendis, tüccar, sanayici, avukat ve diğer serbest meslek erbabı arasından Yönetim Kurulu kararı ile seçilir.

2- Disiplin Kurulu:

Disiplin Kurulu en az üç kişiden oluşur. Görevi, Yönetim Kurlunun isteği doğrultusunda derneğin faaliyet, tüzük ve esaslarına aykırı hal ve hareketlerde bulunan üyelerin bu hareketlerinin soruşturmasını yapar ve sonucu bir rapor halinde en geç 15 gün içerisinde Yönetim Kuruluna bildirir.

3- Yayın ve Araştırma Kurulu:

Yönetim Kurulunun faaliyet ve sorumluluk alanı içindeki konularda araştırmalara yapmak, dosyalar hazırlamak ve tekliflerde bulunmak, Yönetim Kurulunun dernek amaçları dahilinde yayınlanması ve dağıtılmasına karar verdiği her türlü yazılı, sesli ve görüntülü eserlerin hazırlanması fonksiyonunu icra eder.

Bu kurulun üye sayısı ihtiyaca göre Yönetim Kurulu tarafından tespit ve tayin edilir. Kurul hazırladığı yazılı, sesli ve görüntülü yayıncılıkla ilgili plan ve programlara Genel İstişare Kurulunun görüşlerini almak suretiyle şekil verir. Araştırma konularında Genel İstişare Kurulu ile beraber çalışır.

VIII- DERNEK GELİR-GİDER VE KAYITLARI İLE İLGİLİ ESASLAR

Madde 19: Dernek Gelirleri:

1. Giriş esnasında alınan giriş aidatı. Bir defaya mahsus alınacak giriş aidatını Yönetim Kurulu belirler.
2. Üye aidatları,
3. Bağış ve yardımlar,
4. Kurs, müsamere, gezi, çay ve benzeri sosyal faaliyetlerden elde edilen gelirler,
5. Malvarlığından elde edilecek gelirler,
6. Yayınlar, temsil, konferans, panel gibi faaliyetler ile tarih araştırmaları ve araştırmacılara verilecek danışmanlık ve rehberlik hizmetlerinden elde edilecek gelirler,
7. Kanunlarca müsaade edilen sair gelirler.

B- Dernek Giderleri:

Derneğin, gayesini gerçekleştirmek için yapacağı faaliyetlerden doğan harcama kalemlerinden oluşur. Yönetim Kurulu kararı olmaksızın hiçbir harcama yapılamaz.

Madde 20: Gelir ve Giderlerde Usûl:

Defterlerin Tasdiki:

Dernekte, tutulması zorunlu olan defterler kullanmaya başlamadan önce il dernekler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilir. Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, bilanço esasına göre tutulan defterler ile form veya sürekli form yapraklı defterlerin, kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur.

Gelir Tablosu ve Bilanço Düzenlenmesi:

İşletme hesabı esasına göre kayıt tutulması durumunda yıl sonlarında (31 Aralık) (Dernekler Yönetmeliği EK-16’da belirtilen) “İşletme Hesabı Tablosu” düzenlenir. Bilanço esasına göre defter tutulması durumunda ise, yıl sonlarında (31 Aralık), Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosu düzenlenir.

Derneğin Gelir ve Gider İşlemleri:

Madde 21-Gelir ve gider belgeleri;

Dernek gelirleri, (Dernekler Yönetmeliği EK- 17’de örneği bulunan) “Alındı Belgesi” ile tahsil edilir. Dernek gelirlerinin bankalar aracılığı ile tahsili halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer.

Dernek giderleri ise fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. Ancak derneğin, Gelir Vergisi Kanununun 94’üncü maddesi kapsamında bulunan ödemeleri için Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre gider pusulası, bu kapsamda da bulunmayan ödemeleri için (Dernekler Yönetmeliği EK-13’te örneği bulunan) “Gider Makbuzu” düzenlenir.

Dernek tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri (Dernekler Yönetmeliği EK-14’te örneği bulunan) “Ayni Yardım Teslim Belgesi” ile yapılır. Kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneğe yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri ise (Dernekler Yönetmeliği EK-15’te örneği bulunan) “Ayni Bağış Alındı Belgesi” ile kabul edilir.

Alındı Belgeleri:

Dernek gelirlerinin tahsilinde kullanılacak “Alındı Belgeleri” (Dernekler Yönetmeliği EK- 17’de gösterilen biçim ve ebatta) yönetim kurulu kararıyla, matbaaya bastırılır.

Alındı belgelerinin bastırılması ve kontrolü, matbaadan teslim alınması, deftere kaydedilmesi, eski ve yeni saymanlar arasında devir teslimi ve alındı belgesi ile dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler tarafından bu alındı belgelerinin kullanımına ve toplanılan gelirlerin teslimine ilişkin hususlarda Dernekler Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre hareket edilir.

Yetki Belgesi:

Dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilir. Gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını ihtiva eden (Dernekler Yönetmeliği EK- 19’da örneği bulunan) “Yetki Belgesi “ dernek tarafından üç nüsha olarak düzenlenerek, dernek yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yetki belgelerinin birer sureti dernekler birimlerine verilir. Yetki belgesi ile ilgili değişiklikler yönetim kurulu başkanınca, onbeş gün içerisinde dernekler birimine bildirilir. 

Dernek adına gelir tahsil edecek kişiler, ancak adlarına düzenlenen yetki belgelerinin bir suretinin dernekler birimine verilmesinden itibaren gelir tahsil etmeye başlayabilirler.

Yetki belgesinin kullanımı, yenilenmesi, iadesi ve sair hususlarda Dernekler Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre hareket edilir.

Gelir ve Gider Belgelerinin Saklama Süresi;

Defterler hariç olmak üzere, dernek tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır. 

Beyanname Verilmesi:

Madde 22-, Derneğin, bir önceki yıla ait faaliyetleri ile gelir ve gider işlemlerinin yıl sonu itibarıyla sonuçlarına ilişkin (Dernekler Y&o